Koszt przestoju samochodu dostawczego rzadko mieści się w fakturze z warsztatu, bo większość jego składników nie ma faktury w ogóle.
W tym tekście nie znajdziesz argumentów technicznych za serwisowaniem auta. Znajdziesz sposób, żeby policzyć, ile kosztuje jeden dzień bez pojazdu – na własnych liczbach, nie na cudzych.
Przestój to coś więcej niż jedna pozycja w rachunku
Faktura z warsztatu to jedyna część przestoju, która przychodzi na papierze. Resztę firma pokrywa z własnego grafiku. Łańcuch zdarzeń jest krótki i powtarzalny: auto stoi, usługa nie dojeżdża, termin zostaje naruszony, a po stronie klienta pojawia się reakcja – czasem zapis umowny, czasem cichy spadek liczby zleceń w kolejnym kwartale. Każde z tych ogniw można wycenić osobno.
Przestój auta dostawczego uderza najmocniej tam, gdzie nie ma go czym zastąpić. Przy dwóch czy trzech pojazdach nie istnieje rezerwa, na którą da się przepiąć trasę – jest tylko decyzja, komu przesunąć termin.
Skutek takiego zdarzenia jest ściśle związany z profilem firmy. Kurier last mile traci policzalną liczbę przesyłek z dnia. Ekipa wykończeniowa nie dojeżdża na budowę i przesuwa cały etap prac. Technik serwisu mobilnego odwołuje wizyty umówione tydzień wcześniej. W kosztach utrzymania floty dostawczej żadna z tych strat nie ma własnej linii w zestawieniu.
Jak policzyć koszt przestoju samochodu dostawczego w swojej firmie?
Rachunek opiera się na czterech składnikach i da się go zrobić w arkuszu, bez systemu flotowego. Punktem wyjścia jest utracony przychód dnia – to, czego firma nie zafakturowała, bo nie miała czym dojechać. Jeśli marża jest znana, wygodniej podstawić ją zamiast przychodu.
Zastępstwo należy policzyć oddzielnie, bo to wydatek dodatkowy, a nie zamiennik przychodu. Wynajem pojazdu albo zlecenie kursu podwykonawcy zwykle pochłania część marży, ale rzadko odtwarza ją w całości.
Czwarta pozycja bywa pomijana, bo nie ma faktury: godziny spędzone na przeorganizowaniu tras, telefonach do klientów i uzgadnianiu nowych terminów. To czas osoby, która w tym samym momencie miała robić coś innego.
Podstaw własne wartości
- utracony przychód dnia (albo marża z niezrealizowanych zleceń),
- koszty stałe przypisane do dnia: rata, ubezpieczenie, wynagrodzenie kierowcy,
- koszt zastępstwa: wynajem pojazdu lub zlecenie podwykonawcy,
- koszty organizacyjne: czas poświęcony na przełożenie zleceń i kontakt z klientami.
Przykład ilustracyjny
Poniższe wartości są umowne i służą wyłącznie pokazaniu mechanizmu – nie są danymi rynkowymi ani średnimi dla branży. Przy utraconym przychodzie dnia na poziomie 1000 zł, kosztach stałych 500 zł, zastępstwie 400 zł i dwóch godzinach pracy dyspozytora wycenionych na 100 zł jeden dzień postoju kosztuje 2000 zł. Naprawa może w tym rachunku stanowić mniejszą pozycję niż sam fakt, że auto stoi.
Naprawa awaryjna i serwis planowy to dwie różne pozycje
Różnica między tymi trybami nie leży w cenniku usługi – leży w tym, kto ustala termin.
Przegląd wpisuje się w kalendarz firmy: wybierasz dzień o najmniejszym obłożeniu, uprzedzasz klientów, przygotowujesz zastępstwo albo po prostu planujesz mniej kursów. Awaria wpisuje się w ten sam kalendarz, tylko decyzję podejmuje za Ciebie pojazd – najczęściej w środku trasy i w tygodniu, w którym zleceń jest najwięcej.
Zmienia się też zakres prac. Zużycie wykryte przy przeglądach samochodów dostawczych to zwykle wymiana jednego elementu w umówionym oknie. Ta sama usterka rozwinięta na trasie oznacza holowanie, diagnostykę od zera i naprawę w szerszym zakresie.
Znany z wyprzedzeniem termin daje jeszcze jedną przewagę: czas na sprowadzenie części i zorganizowanie zastępstwa, zanim będzie potrzebne. Dlatego obsługę warto planować poza szczytem zleceń, a nie w jego trakcie.
Przegląd w terminie jako składnik TCO, nie wydatek doraźny
Pojedyncza faktura serwisowa niewiele mówi o tym, ile faktycznie kosztuje pojazd. TCO samochodu dostawczego, czyli całkowity koszt posiadania, obejmuje finansowanie, ubezpieczenie, paliwo, ogumienie, obsługę serwisową, naprawy, utratę wartości i administrację – od rejestracji po parkowanie i mycie. Do tego dochodzą dojazdy do warsztatu i same przestoje, które w tej strukturze zwykle są najsłabiej udokumentowane.
Obsługa serwisowa stanowi w tym zestawieniu stosunkowo niewielką część, ale wpływa na pozycje znacznie większe: częstotliwość napraw awaryjnych i dostępność pojazdu w miesiącu. To ostatnie warto traktować jak parametr operacyjny, który firma ustawia sama. Regularność obsługi nie obniża automatycznie kosztów utrzymania floty dostawczej – ona czyni je bardziej przewidywalnymi, a przy planowaniu budżetu przewidywalność bywa więcej warta niż niższa kwota na fakturze.
Co po stronie serwisu skraca czas bez auta?
Wymienione wcześniej koszty organizacyjne i koszty zastępstwa nie muszą w całości obciążać firmy – część wydatków może przejąć serwis.
Na czas, gdy pojazd stoi na stanowisku serwisowym, jego miejsce w grafiku może zająć inny samochód. Auto zastępcze dla firmy rezerwuje się w ramach usług Toyota Professional na czas naprawy albo przeglądu – może to być samochód osobowy lub dostawczy. Gwarancja mobilności działa wtedy, gdy auto staje bez zapowiedzi: obejmuje samochód zastępczy w razie awarii albo zwrot kosztów wynajmu. Holowaniem zajmuje się assistance, którego nie trzeba szukać naprędce z pobocza.
Kiedy pojazdów jest kilka, opłaca się też ustalić z serwisem stały punkt kontaktu i wspólny harmonogram obsługi – jeden termin dla dwóch aut zamiast dwóch osobnych oznacza jedną, a nie dwie przerwy w grafiku. Firmy z parkiem liczonym w dziesiątkach lub setkach aut mogą dodatkowo skorzystać z programu KINTO ONE zarządzanie flotą, który centralizuje obsługę napraw w ASO Toyoty.
Do ustalenia zostaje sam termin. Serwis samochodów dostawczych w Poznaniu i okolicach obsługuje firmy o bardzo różnym rytmie pracy, więc warto dobrać datę przeglądu do własnego szczytu zleceń, nie do kalendarza warsztatu.
Przestój ma cenę, przegląd ma termin
Choć obie pozycje zaliczają się do kosztów, jedną wpisujesz do kalendarza sam, a drugą wpisuje w niego pojazd – zwykle w najgorszym możliwym tygodniu. Powyższy przykład wyliczeń warto porównać z własną stawką dzienną i wracać do niego przy każdej decyzji o przesunięciu przeglądu. Kwestia jakości obsługi i oryginalnych części to osobny wątek – opisaliśmy go w tekście o tym, dlaczego serwis w ASO się opłaca.
Zaplanuj przegląd floty przed sezonem wzmożonych zleceń – porozmawiaj z doradcą serwisowym Toyota Sady Poznań o harmonogramie obsługi dopasowanym do rytmu pracy Twojej firmy.